Khai báo hải quan là gì? những điều cần biết về khai báo hải quan

Khai báo hải quan không chỉ là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng quốc tế mà còn đóng vai trò quyết định đối với việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa. Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết khai báo hải quan là gì, tại sao nó quan trọng và ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.

1. Khai báo hải quan là gì?

Dịch vụ khai báo hải quan là một loại hình hỗ trợ và quản lý thủ tục liên quan đến việc thông quan hàng hóa qua biên giới quốc gia. Khi hàng hóa được vận chuyển từ một quốc gia sang quốc gia khác, cần phải thực hiện các thủ tục hải quan để đảm bảo việc nhập khẩu hoặc xuất khẩu được thực hiện hợp pháp và tuân thủ quy định pháp luật của cả hai quốc gia.

Dịch vụ khai báo hải quan giúp doanh nghiệp và người vận chuyển thực hiện các thủ tục này một cách chính xác và thuận lợi. Điều này bao gồm việc điền đơn khai báo hải quan, xác nhận giấy tờ liên quan, và đảm bảo rằng các hàng hóa được thông quan mà không gặp phải các vấn đề pháp lý hoặc hậu quả tài chính không mong muốn.

Dịch vụ này thường được cung cấp bởi các công ty chuyên nghiệp (thường là các công ty logistics) hoặc đối tác hải quan có kinh nghiệm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu rủi ro khi tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu.

Dịch vụ khai báo hải quan mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không cần phải tự thực hiện các thủ tục thông quan, mà có thể giao toàn bộ công việc này cho đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần phải thuê nhân viên chuyên trách về hải quan, mà có thể sử dụng dịch vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ với chi phí hợp lý.
• Hạn chế rủi ro: Doanh nghiệp được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót trong quá trình khai báo hải quan, từ đó hạn chế rủi ro bị phạt hành chính.

Các dịch vụ khai báo hải quan

Hiện nay, dịch vụ khai báo hải quan trọn gói gồm hai hình thức chính:

• Khai thuê hải quan: Doanh nghiệp giao toàn bộ công việc khai báo hải quan cho đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Đại lý hải quan: Doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện một số công việc liên quan đến thủ tục hải quan.

2. Vì sao cần phải khai báo hải quan?

Việc thực hiện các thủ tục khai báo hải quan có nhiều mục đích đa dạng nhưng chung quy có hai nguyên nhân chính:

• Tính và Thu Thuế cho Nhà Nước: Mục đích quan trọng nhất của việc khai báo hải quan là để Nhà Nước có thể tính và thu thuế đối với hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu. Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lượng thuế cần đóng góp, giúp duy trì nguồn thu ngân sách quốc gia.
• Quản Lý Hàng Hóa và Đảm Bảo Tuân Thủ Luật Pháp: Mục đích khác là để quản lý hàng hóa, đảm bảo rằng các loại hàng hóa được nhập hoặc xuất khẩu không thuộc danh mục cấm. Ví dụ như, để ngăn chặn việc nhập khẩu ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam. Ngược lại, xuất khẩu chính ngạch cũng có những hạn chế, ví dụ như không thể xuất khẩu đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam.

Việc này giúp bảo vệ sự an toàn và an ninh quốc gia, đồng thời tuân thủ đúng các quy định và luật lệ hải quan quốc gia.

3. Hồ sơ thủ tục hải quan bao gồm những chứng từ nào?

Hồ sơ hải quan bao gồm các giấy tờ và thông tin quan trọng được sử dụng để thực hiện quy trình hải quan liên quan đến việc nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa. Hồ sơ hải quan bao gồm hai nhóm chính:

• Nhóm tài liệu bắt buộc:
  • Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan
  • Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có)
  • Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có)
• Nhóm tài liệu khác có thể cần thiết:
  • Hợp đồng mua bán hàng hóa
  • Hóa đơn thương mại
  • Chứng từ vận tải
  • Chứng từ thanh toán
  • Chứng từ kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có)
  • Các văn bản khác liên quan đến hàng hóa

Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ hải quan. Tờ khai hải quan mô tả chi tiết về hàng hóa, giá trị, và các thông tin khác liên quan. Tờ khai hải quan có thể là giấy tờ giấy hoặc điện tử.

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa là tài liệu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa có thể do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp hoặc do các tổ chức được ủy quyền cấp.

Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu

Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân cho phép họ xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện.

Một số tài liệu khác 

Các tài liệu khác có thể cần thiết trong hồ sơ hải quan bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Hợp đồng mua bán hàng hóa là văn bản xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch mua bán hàng hóa. Hợp đồng mua bán hàng hóa có thể là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hải quan đối với một số loại hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại: Hóa đơn thương mại là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin về hàng hóa, dịch vụ đã bán, giá bán, thuế suất và các khoản thanh toán liên quan. Hóa đơn thương mại là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hải quan đối với một số loại hàng hóa.
• Chứng từ vận tải: Chứng từ vận tải là tài liệu chứng minh việc vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu. Chứng từ vận tải có thể là vận đơn, giấy gửi hàng đường hàng không, giấy gửi hàng đường sắt,...
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán là tài liệu chứng minh việc thanh toán tiền hàng giữa người bán và người mua. Chứng từ thanh toán có thể là hóa đơn thanh toán, chứng từ chuyển tiền,...
• Chứng từ kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có): Chứng từ kiểm dịch, kiểm nghiệm là tài liệu chứng minh hàng hóa đã được kiểm dịch, kiểm nghiệm theo quy định của pháp luật.
• Các văn bản khác liên quan đến hàng hóa: Các văn bản khác liên quan đến hàng hóa có thể bao gồm giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận chất lượng,...

4. Quy trình làm thủ tục khai báo hải quan

Hiện nay, quá trình khai báo hải quan đa dạng với 2 phương thức chính: khai báo truyền thống bằng giấy và khai báo điện tử. Hình thức khai báo điện tử ngày càng trở nên phổ biến hơn nhờ vào sự tiện lợi, thủ tục nhanh chóng và khả năng tiết kiệm thời gian mà nó mang lại.

4.1. Khai báo điện tử

Quy trình khai báo hải quan điện tử được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khai Trước Thông Tin

Người khai hải quan cần đưa ra các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu, tuân theo các tiêu chuẩn được quy định bởi pháp luật. Hệ thống sẽ kiểm tra và xác nhận thông tin, sau đó cung cấp số tờ khai hải quan nếu thông tin được chấp nhận. Trong trường hợp không chấp nhận, Hệ thống sẽ cung cấp lý do và yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung thông tin.

Bước 2: Khai Chính Thức

Sau khi khai trước thông tin, người khai hải quan tiếp tục thực hiện khai chính thức bằng cách gửi tờ khai hải quan đến cơ quan Hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.

Bước 3: Tiếp Nhận Thông Tin Phản Hồi:

Người khai hải quan sẽ nhận được thông tin phản hồi từ Hệ thống và thực hiện các hướng dẫn của cơ quan Hải quan. Họ có trách nhiệm tự kiểm tra thông tin phản hồi và chịu trách nhiệm pháp lý khi sử dụng thông tin này để hoàn thành thủ tục hải quan.

4.2. Khai báo giấy

Thông tin khai báo hải quan giấy là những thông tin cần thiết để cơ quan hải quan thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Thông tin khai báo hải quan giấy được quy định tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính.

Thông tin khai báo hải quan giấy bao gồm:

• Thông tin về người khai hải quan
• Thông tin về hàng hóa
• Thông tin về phương thức vận tải
• Thông tin về thuế và phí
• Các thông tin khác theo quy định của pháp luật.

Thủ tục khai báo hải quan giấy được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ khai báo hải quan giấy bao gồm:

• Tờ khai hải quan giấy
• Bảng kê hàng hóa
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn
• Chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
• Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Khai báo hải quan

Người khai hải quan thực hiện khai báo thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu trên tờ khai hải quan giấy. Tờ khai này phải được người khai hải quan ký tên và đóng dấu (trừ khi người khai hải quan không phải là cá nhân) trước khi nộp cho hải quan.

Bước 3: Nộp hồ sơ khai báo hải quan

Người khai hải quan nộp hồ sơ khai báo hải quan cho cơ quan hải quan.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ khai báo hải quan

Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ khai báo hải quan để xác định tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 5: Thông quan hàng hóa

Nếu hồ sơ khai báo hải quan hợp lệ, cơ quan hải quan thông quan hàng hóa.

Lưu ý

• Một tờ khai hải quan giấy chỉ được khai tối đa 50 dòng hàng. Nếu số dòng hàng hóa vượt quá 50, người khai hải quan phải khai trên nhiều tờ khai hải quan.
• Tờ khai hải quan giấy được lập thành hai bản, một bản lưu tại cơ quan hải quan và một bản giao cho người khai hải quan.